Коли лісокористувач планує рубку і повідомляє про це громаду, голова, виконком, чи сесія звертається до лісгоспу з вимогою надати всі необхідні документи, щоб з’ясувати, що за рубка і підготуватися до громадських слухань – лісорубний квиток, матеріально грошову оцінку лісосіки, угоду з підприємцем, який буде розробляти лісосіку.
Після отримання документів представники громади вивчають їх та інспектують ділянки, де мають проводитися рубки, стан комунальних доріг, якими планується вивозитись деревина. Натомість лісгосп надає ОТГ повну інформацію про виконавця лісозаготівельних робіт, штат бригади, техніку, яка буде використовуватися. Відтак, громади і лісгосп ініціюють громадські слухання, на яких ознайомлюють місцевих жителів з запланованими рубками.